Tengo tres consejos que te harán un comunicador mucho más efectivo en tu vida profesional:
1) Haz que sea fácil para las personas recordar lo que les dices
Ofrezca listas de personas y haga que sus ideas sean más “portátiles” con buenas etiquetas para ellos.
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Las categorías nos ayudan a dar sentido al mundo que nos rodea. Una vez que podemos colocar algo en una categoría conocida, automáticamente entendemos mucho más sobre esto. Cuando no podemos colocar una nueva observación en un cubo, ya comprendemos que se siente incómodo. Ya sea que lo hagan alivie nuestras ansiedades o simplemente nos ahorre más trabajo, terminamos confiando en las personas que nos aclaran el mundo. Lo bueno es que organizar los pensamientos de otras personas también se encuentra entre las habilidades más fáciles de aprender. Puede hacerlo en sus interacciones diarias simplemente haciendo que sea fácil para las personas entender y recordar lo que les está diciendo. Y debido a que la mayoría de los negocios es a menudo terrible, ya sea por individuos o por compañías, es una manera fácil de diferenciarse de sus compañeros con algo de práctica.
- Siempre que sea posible, dibujar imágenes. Ya sea que lo haga en una pizarra en la oficina de alguien, en una diapositiva de power point, en una servilleta … lo que sea: si puede hacer un diagrama de lo que está tratando de explicar, hágalo. Un diagrama de flujo o diagrama de bloques claro es a menudo la forma más fácil para que las personas entiendan un proceso. También he escrito antes sobre el beneficio de capturar su modelo mental de su industria, y otros como Scott Brinker y Luma Partners llevan esto a los extremos. Cuando le das a alguien un diagrama, también demuestras que entiendes bien algo.
- Minimice la fatiga del texto con listas numeradas. Hay una razón por la cual los listicles dominan los medios digitales en estos días. Esto no quiere decir que me guste al 100% lo que las listas le han hecho al periodismo, pero hay una razón por la que son tan populares: son fáciles de leer. Facilite a las personas obtener lo que necesitan de sus comunicaciones, dividiendo los temas grandes en temas y subtemas más pequeños hasta que sean fáciles de explicar.
- Dale a tus ideas un “mango” para que sean fáciles de recordar. Esta podría requerir un poco de práctica, pero es una excelente técnica para hacer que tus ideas se mantengan. Notará que en la lista que está leyendo en este momento, no estoy simplemente escribiendo viñetas: la idea principal de cada bloque de texto está en negrita y se pone al frente. Facilita al lector escanear el documento y extraer sus puntos principales, incluso si no tienen tiempo para leerlo a fondo. Aún mejor es cuando puedes acuñar una frase o crear alguna otra etiqueta que facilite a tu audiencia el recordar y referirse a tu idea. Traté de hacer eso en algunas de mis publicaciones anteriores del blog aquí , aquí y aquí , y me han recompensado de manera constante: las publicaciones en las que creé etiquetas para que las personas recuerden las ideas que generaron más comentarios y compartieron en las redes sociales. medios de comunicación. Las grandes etiquetas hacen que las grandes ideas sean portátiles y fáciles de discutir para las personas. Cuanto más distintiva sea la frase que acuñes, más te asociarás con la idea.
2) Comunicarse como un compañero con sus jefes
Uno de los temas que vuelvo a visitar a menudo en smartlikehow es la importancia de pensar como un gerente desde el principio de su carrera. La razón es que una parte importante de su avance profesional se determinará si hace que sus gerentes se sientan cómodos confiando en usted con más responsabilidad. La confianza se construye al mostrarle a su gerente que usted está enfocado en los mismos resultados que ellos y que, en una situación dada, tomaría no solo la decisión correcta, sino la misma decisión que tomaría.
Comunicarse con sus superiores como compañeros es una extensión más sutil de la misma práctica de pensar como un administrador desde el principio. Al interactuar con sus gerentes en su nivel, los alienta a que lo traten como a un compañero y no a alguien cuya experiencia y juicio palidecen en comparación con los suyos. Al comunicarse con ellos de la manera en que lo hacen sus compañeros, usted alienta a que su “memoria muscular” de comunicación se haga cargo de ellos para que no piensen en adaptar su estilo. Es posible que la comunicación se vuelva un poco más brusca a veces como resultado de que se hayan quitado los guantes para niños, y eso es lo que quiere.
Entonces, ¿cómo empezar a hacer esto? Bueno, particularmente para las personas que son nuevas en la fuerza laboral, el primer paso es dejar de cometer errores comunes que enfaticen su estado en la parte inferior del tótem. Eso no quiere decir que no debas ser respetuoso, simplemente no demasiado respetuoso.
1) No agradezca a la gente cuando le da algo
Paso mucho tiempo elaborando correos electrónicos para crear el efecto que quiero y leyendo entre líneas las que recibo, tal vez demasiado tiempo. Una de las cosas que he notado en todos estos años de tratar de inferir las emociones detrás de los correos electrónicos de las personas es que las nuevas contrataciones tienen una desconcertante tendencia a brindarle algo de valor y luego decir “gracias”. Es un hábito extraño cuando lo piensas, pero no es raro que un gerente reciba un correo electrónico como este:
En el mejor de los casos, el “agradecimiento” innecesario hace que el remitente parezca un droide adulador, lo opuesto a un compañero. No debería tener que agradecer a alguien por leer su correo electrónico y aceptar amablemente su arduo trabajo. Y en el peor de los casos, puede hacer que te vuelvas agresivo pasivo, lo que también es … blech. De todos modos, si quieres sonar más como uno de los adultos, agradece a las personas solo cuando quieres decir que es un buen lugar para comenzar.
2) No seas un pushover
Los profesionales con menos experiencia a menudo son demasiado tímidos para defender sus ideas cuando los colegas más experimentados los desafían. En lugar de explicar su pensamiento, abandonan las ideas a primera vista de un desafío. En su artículo de Harvard Business Review de 2003, Cómo lanzar una idea brillante, Kimberly Elsach llamó a estas personas “The Pushovers”, señalando que “… preferirían descargar una idea antes que defenderla … Un capitalista de riesgo con el que hablé ofreció el ejemplo de un Emprendedor que buscaba financiación para la puesta en marcha de una red informática. Cuando los VC expresaron su preocupación por un aspecto del dispositivo, el lanzador simplemente se ofreció a retirarlo del diseño, lo que llevó a los inversionistas a sospechar que al lanzador no le importó su idea “.
A veces, la gente solo quiere poner a prueba tu forma de pensar y, a menudo, habrás considerado las cosas que tu audiencia no tiene (es tu idea después de todo). No seas beligerante ante las críticas bien fundadas, pero un compañero de tu jefe no se rendirá ante el primer desafío, y tú tampoco deberías hacerlo.
3) No seas demasiado formal
Los modales son importantes, pero la formalidad excesiva puede hacer que parezcas un niño. Si trata a la persona con la que está interactuando como un jefe de estado, lo alentará sutilmente a que lo trate como a un sirviente. Puedes ser educado y respetuoso sin ser sumiso. Si todo lo que necesita hacer es transmitir información a alguien que la necesita, no necesita la pompa y las circunstancias. Al igual que agradecer constantemente a las personas, ser demasiado formal todo el tiempo se vuelve aburrido y de algún modo lo abarata cuando realmente lo dices.
4) Usar tan pocas palabras como sea posible
Hace años, trabajé para un ejecutivo que insistió en que sus informes directos explican las cosas de la manera más simple posible. Afirmaría que no entiende su correo electrónico y le pedirá que lo vuelva a escribir para mayor claridad, incluso si entendiera perfectamente lo que quería decir. Sin embargo, su punto de vista era válido: cuanto más simplemente pueda explicar algo a otra persona, mejor lo entenderá usted mismo y más confiará su audiencia en usted. No hay necesidad de enterrar una idea en texto superfluo o palabras complicadas. Tus ideas no pueden brillar si las escondes.
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