Cómo mejorar mi eficiencia en la oficina.

Answer 1

Matar su teléfono: incluso si no lo está viendo, su teléfono inteligente probablemente lo distrae. La compañía rápida detalla las tristes noticias de este artículo: cómo el dispositivo sin el que no puede vivir también está destruyendo su productividad. Son las notificaciones. Solo escuchar una vibración o un sonido daña el desempeño de las personas en las tareas. Se agrega a su carga cognitiva porque no puede evitar preguntarse acerca de la fuente y el contenido de la notificación.

Elimine el ruido: Cornell sopesó este problema y descubrió que ruidos como conversaciones de fondo, murmullos y tráfico disminuyeron el rendimiento de las tareas complejas, aumentaron los niveles de hormonas del estrés y disminuyeron la satisfacción laboral. Escuchar música en el trabajo también se ha encontrado para disminuir la productividad.

No realice múltiples tareas: se han realizado estudios una y otra vez para demostrar que la multitarea es un fracaso para la productividad. La investigación muestra que los multitarea son menos competentes. Y ni siquiera es algo en lo que uno pueda ser bueno practicando. Aunque los artículos de revistas populares pueden alentar la capacitación de tareas múltiples, los científicos no han encontrado ningún beneficio al practicar la realización de múltiples tareas a la vez.

Duerma más: el sueño bajo, afecta la atención, la memoria de trabajo, la memoria a largo plazo y la toma de decisiones. Y de acuerdo con este estudio de la Universidad de Arizona, el café no puede contrarrestar estos efectos. O como dicen, “las capacidades cognitivas siguen degradadas por la privación del sueño a pesar de la restauración del estado de alerta y la vigilancia con contramedidas estimulantes”.

Answer 2

Uno de los principales contratiempos que afectan a las operaciones diarias de la oficina son los problemas de impresión y contabilidad que parecen complicar los procesos de administración. Para reducir la ansiedad de administración, la mayoría de las oficinas confían en el software de administración de impresión basado en la red para la solución.

La operación de oficina es una pesadilla vista desde el punto de vista de un laico. Hay tantos lapsos operativos que podrían afectar la eficiencia, reducir la productividad y cuadruplicar los gastos. Todo esto agrava el esfuerzo de la gerencia por optimizar lo más posible el ambiente de la oficina. La entrada de un software de gestión de impresión se envía desde el cielo, ya que está diseñada para ofrecer soluciones que faciliten el funcionamiento diario de la oficina.

El objetivo principal de un software de administración de impresión es permitir que la administración tome el control de la contabilidad de impresión de la oficina de manera rápida y cómoda. Tenga en cuenta que las empresas gastan entre el 3% y el 5% de los gastos anuales de impresión, y podrían dispararse si no se abordan de manera efectiva. A medida que el software asuma el control, ahorrará al negocio dinero, tiempo y recursos, y resolverá los problemas de contabilidad de inmediato.

Los beneficios que ofrece el software incluyen (1) ahorros en costos de impresión, (2) mejora de la seguridad de impresión, (3) reducir el desperdicio de impresión y (4) estabilizar la huella de carbono de la oficina.

1. Ahorros en costos de impresión: a medida que el software entrega una contabilidad de impresión precisa, automáticamente reduce los costos erróneos, como la reducción marcada en los gastos de consumibles de impresión, y minimiza las actividades de monitoreo de impresión del personal.
2. Mejora de la seguridad de impresión: permite que la impresora envíe documentos solo al empleado que solicita el trabajo de impresión. Se realiza solicitando al personal que lo solicita que proporcione una identificación para la verificación instantánea, antes de que puedan liberarse los documentos impresos.
3. Reduzca el desperdicio de impresión: el control total y preciso es el dominio del software, elimina automáticamente los trabajos de impresión duplicados y redirige los trabajos de impresión a impresoras más eficientes. También permite que el personal vuelva a revisar el documento o la impresión no será procesada.
4. Estabilice la huella de la oficina: dado que los trabajos de impresión se realizan mediante impresoras eficientes, se reducirá el desperdicio de impresión. Y cuando se optimiza la operación de impresión, se reduce el impacto de la organización en el entorno.

Tenga en cuenta que las impresiones no reclamadas que se dejan en las bandejas no solo son una causa de violación de la seguridad, sino también una enorme pérdida de recursos. Todos los documentos confidenciales que se dejan apilados en los centros de impresión de la oficina y en las salas de copiado pueden extraviarse fácilmente o llegar a los beneficiarios equivocados.

De Contabilidad y Administración de impresión: Cómo mejora la eficiencia de la oficina – Servicios Laser Tek

Answer 3

Aquí hay dos cosas para probar:

1. Configurar procesos y horarios estándar. Haga una lista de todas las tareas regulares que realiza diariamente, semanalmente y mensualmente. Mire el proceso que tiene implementado para realizar cada tarea. Pregunte si sigue los mismos pasos cada vez y documente cuál es el proceso ideal. Asegúrese de seguir este proceso documentado cada vez que realice la tarea. También ponga estas tareas regulares en su calendario / lista de tareas pendientes como elementos que se repiten y respete esa programación.

La razón para hacerlo es evitar perder tiempo haciendo tareas diferentes cada vez. Si sigue el mismo proceso, será más rápido y más eficiente con su tiempo. Agregar las tareas al calendario a una hora determinada de cada mes le brindará una estructura para sus días y semanas en las que sabe exactamente cuándo realizará estas tareas. Se convertirá en una segunda naturaleza y hará más fácil defender su diario de otras reuniones.

Documentar los procesos también le permitirá:

2. Revise sus procesos para oportunidades de mejora . Una vez que comience a documentar lo que hace, verá dónde están los problemas. ¿Dónde está duplicando pasos, haciendo pasos innecesarios, esperando comentarios de otras personas? Cuando la tarea se exponga en papel, notará los problemas. Otra cosa a tener en cuenta es dónde estás haciendo un trabajo que ya nadie más necesita. Se sorprendería de la frecuencia con la que las empresas tienen personas que elaboran informes que nadie ve simplemente porque se heredó como parte del trabajo de alguien hace años.

Answer 4

Debes observar la autodisciplina.

Ven a tiempo en el trabajo.

Mantenga su escritorio ordenado.

Organiza tu trabajo.

Cuando vengas a tu escritorio por la mañana, enfoca tu mente en tu trabajo.

Sé productivo a diario.

Envíe su tarea a tiempo.

Para mantener la eficiencia en el lugar de trabajo, debe cuidar su bienestar.

Comer una dieta saludable.

Duerma bien.

Ejercicio.

Deja de preocuparte.

Mantenga la calma cuando se trata de situaciones estresantes en el trabajo.