No está claro si estás hablando de organizar objetos físicos o tu tiempo. He ido con una respuesta basada en organizar tu tiempo; Si es algo que te preocupa, házmelo saber y te escribiré una respuesta diferente
Creo que encontrará útil mi respuesta a esta pregunta: la respuesta de Sharon Feldman Danzger a ¿Cómo puedo administrar el tiempo de manera excelente?
“La planificación es traer el futuro al presente para que pueda hacer algo al respecto ahora”. ALAN LAKEIN
La clave para una buena gestión del tiempo es la planificación. Sin eso, nuestro cerebro se siente sobrecargado y nos pone en modo “abrumado”, lo que hace que sea casi imposible hacer el trabajo difícil.
Te sugiero que comiences con este sistema y lo modifiques a medida que avanzas para descubrir qué funciona mejor para ti:
¿CUÁNDO DEBE PLANIFICAR?
Para ser más efectivo, la planificación debe hacerse diariamente. Cada noche, antes de terminar el trabajo del día, dedique diez minutos a hacer lo siguiente:
Revisión:
Mira tu lista de tareas pendientes. ¿Qué se completó y qué queda por hacer?
Su lista de tareas debe incluir una sección para el trabajo y una sección para tareas personales.
Si estás buscando una gran aplicación, uso (y me encanta) ToDoist.
Priorizar :
Evalúe y priorice cada tarea (bajo-medio-alto, 1-2-3, amarillo-naranja-rojo … cualquier sistema que funcione para usted).
¿Qué REALMENTE necesita hacerse de inmediato?
¿En qué grandes proyectos necesitas comenzar a avanzar?
Estimar :
Para cada ítem en su lista de tareas, calcule cuánto tiempo cree que tardará en completarse. Sé generoso; la mayoría de las cosas toman más tiempo de lo que esperamos.
Al principio, sus estimaciones pueden estar fuera de lugar, pero con el tiempo será bastante preciso, especialmente en tareas repetitivas.
Grado de dificultad:
Es útil clasificar el grado de dificultad para cada tarea. Puede crear su propia escala o simplemente usar 1 para representar fácil, 2 para medio y 3 para difícil.
¿CÓMO DEBE PLANIFICAR?
¡Aquí es donde todo se junta!
6 PASOS PARA UNA PLANIFICACIÓN SUPER-FÁCIL:
- Cada noche, mira lo que hay que hacer . Cada tarea debe tener un tiempo estimado asignado a su pozo como un grado de dificultad. Actualice la lista para nuevas tareas y ajuste el tiempo estimado y el grado de dificultad, según sea necesario.
- Saque su calendario y asegúrese de programar. Completa reuniones (o clases si eres un estudiante) y otras variables ‘fijas’. Luego, mire su lista de tareas y decida qué necesidad debe realizar de inmediato. Al priorizar su lista de tareas todos los días, nada caerá a través de las grietas o será olvidado. Su calendario es una gran herramienta y servirá como su hoja de ruta cada día.
- Incluya sus artículos “fijos” personales (una clase de ejercicios, una tarde de baloncesto los miércoles por la tarde, etc.)
- Tenga en cuenta los momentos del día en que está más alerta y atento . Todo el mundo tiene ventanas de máximo rendimiento. En pocas palabras, es la hora del día en la que le resulta más fácil concentrarse y hacer su trabajo más difícil. Programe sus tareas más difíciles durante estos tiempos, pero asegúrese de permitir descansos regulares. Si se encuentra cansado y lento a última hora de la tarde, asegúrese de planificar un trabajo más fácil durante ese tiempo.
- Permitir los descansos regulares. Nuestros cerebros pueden mantenerse enfocados por hasta 90 minutos. Es importante, especialmente si está cambiando de tarea, permitir que su cerebro se relaje y reinicie. Cinco minutos harán el truco (pero ten cuidado con tomar un descanso de cinco minutos en las redes sociales; ¡es asombroso lo rápido que cinco minutos se convierten en cincuenta!)
- El método Pomodoro. Este método de gestión del tiempo fue creado en Italia en la década de 1980 por Francesco Cirillo. La técnica sugiere usar un conjunto de temporizador para 25 minutos de concentración seguido de 5 minutos de relajación. Puede usar esto como una guía o ajustar los 25 a 20 minutos si ese es su tiempo de trabajo óptimo.
¿POR QUÉ DEBE PLANIFICAR?
Su calendario servirá como su hoja de ruta cada día. Programar un tiempo específico para realizar el trabajo le permitirá realizar su trabajo de manera más eficiente y debe encontrar que también hay tiempo para hacer las cosas que disfruta (cenar con amigos, hacer ejercicio, ver películas, etc.)
Bloquear el tiempo en su calendario para las cosas personales que disfruta protegerá ese tiempo para que el trabajo no se introduzca.
Seguir un sistema como este le ayuda a dormir mejor por la noche y sabe qué esperar al día siguiente.
Dicho esto, a menudo nos levantamos a las crisis que nos obligan a cambiar nuestros planes. Tener un plan implementado lo hace más resistente y flexible para enfrentar sorpresas y manejar situaciones estresantes.
Si eres un estudiante, puedes aplicar los mismos conceptos (sustituir clases por reuniones, etc.)
Para obtener más consejos de productividad, visite mi sitio web, blog o mi libro recién publicado, Superproductivo: 120 estrategias para hacer más y hacer menos estrés.
