¿Cuál es la mejor manera de mantenerse organizado?

Answer 1

Siempre he sido una persona del proyecto, así que parece que estoy continuamente haciendo malabares. Como resultado, pasé una buena cantidad de tiempo pensando en la administración del tiempo, leyendo libros de productividad, probando varias aplicaciones y creando sistemas para concentrarme en lo que importa y para ser lo más productivo posible. Todavía tengo días buenos y malos, pero las lecciones que he adoptado de varias fuentes han sido excepcionalmente útiles. Espero que te sean de alguna utilidad.

Antes de entrar en detalles, repasemos algunos principios guía:

Conozca sus valores
Si desea ser productivo, necesita saber para qué está siendo productivo. ¿Cuál es tu objetivo final? ¿Qué quieres lograr pero aún más importante es el “por qué”? ¿Cuáles son tus valores? ¿Tus valores son la lente en la que se tomarán todas las decisiones? Qué tareas vale la pena realizar y, lo que es más importante, cuáles no.

Ley de Pareto (también conocida como la regla 80/20)
La Ley de Pareto establece que el 80 por ciento de su éxito / productividad provendrá del 20 por ciento de sus tareas. El truco es identificar ese 20 por ciento superior y enfocar su tiempo y energía en ellos. Una vez que termines ese 20% superior como tú mismo – de las tareas restantes, ¿qué 20% entregará el 80% del valor? Repetir. Si hay una tarea que nunca logras, probablemente no valga la pena hacerla. Aquí hay algunas otras formas de aplicar la regla 80/20:

• ¿Qué 20% de mis clientes aportan el 80% de mis ingresos?
• ¿Qué 20% de mis clientes me dan el 80% de mi pena?
• Al desarrollar un producto: ¿Qué 20% de las funciones aportan el 80% de la función?

La única cosa
Cada día, pregúntese: “¿Qué es lo único que puedo completar hoy que hará que todo lo demás sea más fácil o innecesario?” Esta ÚNICA , inevitablemente, estará en su principal 20% de artículos para completar, pero debe ser su enfoque principal. Si solo haces una cosa hoy para que sea tu única cosa .

No hace falta decir que su Cosa UNA y el 20% superior deben alinearse fuertemente con sus valores.

Defina la productividad para usted mismo
Ser productivo no es lo mismo que estar ocupado. La productividad es el acto de lograr lo que conscientemente te propusiste lograr. Esto significa que:

• Si comienza conscientemente cada día creando una lista de tareas que desea completar Y luego las completa, fue 100% productivo.
• Si dijiste: “No quiero hacer nada más que relajarme hoy” o “Quiero pasar tiempo de calidad con mi familia” y lo logras, fuiste 100% productivo.
• Si te propusiste lograr X, Y y Z, pero en lugar de eso completaste A, B y C, entonces probablemente no te hayas centrado o no tengas el control de tu propia productividad. No te preocupes, nos pasa a los mejores.

Definible, Tareas accionables
Para que un artículo acumule bienes raíces en su lista de tareas pendientes, debe ser procesable y tener una definición definida de hecho. Es decir:

• Se puede hacer?
• ¿Cómo sabré cuando esté hecho?

Para simplificar, divida las tareas abstractas complicadas en tareas más pequeñas.

Utilice un SCRUM / Agile Board
SCRUM o Agile se usan normalmente para la creación rápida de prototipos y para equipos, pero lo he estado adoptando en lo que llamo SCRUM For One. La columna vertebral de mi proceso incluía la creación y el mantenimiento de algún tipo de placa SCRUM. Una placa SCRUM está formada por una serie de columnas: tareas pendientes, tareas pendientes, tareas pendientes y tareas móviles. La forma más sencilla de hacerlo es en una pared blanca con notas adhesivas, pero he creado mi pizarra personal SCRUM en Evernote. A veces uso Trello para las tablas SCRUM del equipo. Lo importante es que puede mover tareas de la columna de la columna a medida que se van completando.

Una junta SCRUM bien organizada me ayuda a realizar un seguimiento de todo lo que estoy trabajando y a determinar cómo priorizar cada día. Para crear un tablero SCRUM:

1. Cree una serie de columnas, etiquetas o carpetas, tituladas “Backlog”, “Next / Ready”, “Doing”, y “Done”. Para mi tablero personal, he agregado una quinta categoría “Ahora” para referirme a las cosas en las que estoy trabajando literalmente ese día. Esta categoría podría ser fácilmente etiquetada como ” UNA Cosa “.
2. Rellene su acumulación . Agregue todas las tareas o proyectos en los que podría o está interesado en trabajar en su trabajo pendiente. Cuando tenga una nueva idea para un proyecto, debe ir directamente al backlog. En mi experiencia, la acumulación de pedidos aumentará con el tiempo y habrá elementos que quizás nunca logres o que eventualmente encontrarás innecesarios. Lo importante es que es un catch-all.
3. Priorizar
   Mire su trabajo acumulado y piense “qué 20% de estas tareas se alinean con mis valores y me acercan más al logro de mis objetivos”. Muévalos a la columna “siguiente” y asegúrese de que tengan una definición clara de “hecho”. Divida las tareas complicadas y ambiciosas en tareas más pequeñas.
4. Determine su longitud de iteración
   A medida que complete las tareas, tendrá que volver a revisar su acumulación y determinar sus prioridades. Descubrí que es mejor hacer esto en un intervalo de tiempo definido. Mi preferencia es semanal. Eso significa que al comienzo de cada semana reviso mi acumulación y doy prioridad a mis tareas según lo que creo que puedo lograr durante la semana.
5. Obra
   Mire las tareas en la columna “siguiente” para determinar las tareas más importantes que cree que puede completar a lo largo de su iteración. Mueva estas tareas a la columna “haciendo”.
6. Ahora / UNA cosa
   Cada día, revise su lista de “hacer” para determinar la tarea o tareas más importantes. Estos se convierten en su foco para el día.
7. Hecho
   A medida que completo las tareas, las muevo a la columna “hecho”. Si es una tarea repetida (por ejemplo, facturación), la devolveré a la reserva para una iteración futura. Desde que uso Evernote, mis tareas a menudo acumulan archivos adjuntos y notas a medida que avanzan a través de mi tablero SCRUM. Si hay información importante dentro de ellos, les guardaré la carpeta apropiada de Evernote para futuras referencias.
8. Repasar y repetir
   Mire hacia atrás al final de cada iteración y hágase las siguientes preguntas:

• ¿Elegí las tareas correctas para completar? ¿Dónde están mis prioridades verdad?
• ¿Cumplí las tareas que me propuse completar durante la iteración? ¿Por qué o por qué no?
• Lo que se interpuso y lo que puedo cambiar para ser más productivo en la próxima iteración.

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Mi Evernote SCRUM Board
En Evernote, creé las etiquetas “backlog”, “next”, “doing”, “now” y “done” y creo una nueva nota para cada tarea. Así que si hago clic en “ahora” veo todas las notas con esa etiqueta. Cambio las etiquetas para mover elementos entre categorías. Para mayor facilidad, he creado un acceso directo para cada una de mis etiquetas SCRUM en el lado izquierdo de Evernote.

Un tablero de Trello SCRUM
Trello es una herramienta en línea que le permite crear columnas y tarjetas postales dentro de cada columna. Comienzo creando mis columnas SCRUM y luego agrego tareas como tarjetas individuales. Puedes arrastrar y soltar cartas entre columnas.

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Lista de libros que he sacado de:

• SCRUM: El arte de hacer dos veces el trabajo en la mitad del tiempo – Jeff Sutherland
• La semana laboral de 4 horas – Tim Ferriss
• LO ÚNICO: la verdad sorprendentemente simple detrás de resultados extraordinarios – Greg Keller
• El proyecto de productividad – Chris Bailey
• Comience con Por qué: cómo los grandes líderes inspiran a todos a tomar medidas: Simon Simek
• 7 hábitos de personas altamente efectivas: lecciones poderosas en el cambio personal – Stephen R. Covey

Aplicaciones que utilizo para placas SCRUM

• Evernote – Mi tablero personal SCRUM. Creo etiquetas separadas para “atraso”, “siguiente”, “hacer”, “ahora” y “hecho”.
• Trello – Excelente para crear tableros SCRUM personales o de equipo. Creo columnas para “atraso”, “siguiente”, “hacer”, “ahora” y “hecho”.

Answer 2

La mejor manera de mantenerse organizado es primero entender cómo funciona nuestro cerebro.

Nuestros cerebros de ninguna manera son perfectos y no podemos esperar que recordemos todo y hagamos malabares con las diferentes tareas, decisiones e ideas que tenemos flotando en nuestra mente sin que algo se deslice.

Recomiendo leer el libro de Daniel Levitin “La mente organizada” como punto de partida. Habla de los dos sistemas entre los que cambia nuestro cerebro: el “modo ejecutivo” y el modo “vagabundeo” y cómo no podemos estar en ambos modos al mismo tiempo.

Cuando se trata de organizarse, esto es importante porque no podemos concentrarnos y PENSAR en las millones de otras cosas que deberíamos estar haciendo al mismo tiempo. Cada uno usa diferentes partes de nuestro cerebro.

Levitin también explica que la multitarea es imposible para nuestros cerebros y cómo esto es un gran gasto de energía.

Aquí hay un video que hice que ayuda a resumir algunos de estos conceptos y lo que necesitamos saber acerca de cómo funciona nuestro cerebro para organizarse:

Comprender esto me ha ayudado a mantenerme productivo y organizado a la vez que mantengo mis niveles de estrés agradables y bajos.

Answer 3

1. Escribe las cosas
   Tratar de recordar cosas no te ayudará a mantenerte organizado. Deberías intentar escribir las cosas.
2. Hacer horarios y plazos
   La gente organizada no pierde el tiempo. La organización debe ir de la mano de mantenerse productivo. Hacen y mantienen horarios para el día y la semana. Hacen plazos y establecen metas. Y lo más importante, ellos y se adhieren a ellos.
3. No procrastine Mientras más tiempo espere para hacer algo, más difícil será hacerlo. Si desea que su vida sea menos estresante y menos exigente, organícese lo antes posible.
4. Organiza tu espacio. Ya sea su casa, dormitorio, cocina, oficina doméstica, armario o escritorio, necesita ver lo que hay allí, tirar todo lo que no usa con frecuencia y darle a todo lo demás un espacio conveniente y claramente designado.
5. Declutter Regularmente Encuentre tiempo cada semana para organizar. Las personas altamente organizadas se aseguran de que encuentren tiempo cada semana, o más, para organizar sus cosas. Las cosas no se organizan solas; Necesita ser reorganizado continuamente y consistentemente.
6. Aprenda a delegar tareas de limpieza y organización Será más fácil ordenar su casa si se trata de un esfuerzo de equipo. Revise su lista de tareas pendientes y encuentre las tareas que puede delegar a su cónyuge e hijos. Cree una lista de responsabilidades para cada miembro de la familia y distribúyala. Revise la lista con ellos cada semana para asegurarse de que todo se haga.
7. Practica poner las cosas de inmediato
   Todo su arduo trabajo en la creación de un espacio dedicado para sus cosas se desperdiciará si realmente no lo implementa. Las cosas pueden acumularse rápidamente, a veces en tan solo unas horas si tiene hijos.
   Mantenga el ambiente tranquilo y organizado de su hogar (y su vida) guardando las cosas, inmediatamente después de que haya terminado de usarlas. Esta práctica solo toma unos minutos, pero le ahorrará mucho tiempo de limpieza más adelante.
8. Anular la suscripción de boletines electrónicos no leídos, revistas y otras suscripciones
   Si se suscribe a una serie de boletines, blogs y otras publicaciones en línea, pero no ha leído un solo correo electrónico de ellos en 3 meses, simplemente cancele la suscripción. Probablemente no leerás ninguno de sus contenidos, de todos modos. Es solo un desperdicio de dinero y espacio, especialmente si no los lees.
9. Use un calendario, planificador y teléfono inteligente
   Obtenga un calendario y póngalo en un lugar donde lo vea todos los días, preferiblemente por la mañana. Un planificador es especialmente útil si tiene muchas citas y sus días son tan variados que le cuesta mantener un seguimiento de su agenda. Un teléfono inteligente es incluso mejor que los calendarios y notas en papel porque los datos se pueden buscar, se pueden ingresar fácilmente en tareas telefónicas o basadas en la Web que se deben realizar, y los recordatorios de información urgente y las purgas de información innecesaria son automáticos.
10. Trabaja duro
    Poner un poco de esfuerzo. En realidad, poner mucho esfuerzo cuando sea necesario. Una vez que haya delegado responsabilidades y hecho un horario, puede organizar lo que tiene que hacer y disfrutar de una vida libre de desorden.

Cómo organizar tu vida: 10 hábitos de personas realmente organizadas

Answer 4

Priorizar

“Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante”. – Dwight D. Eisenhower

Mire su enorme lista de tareas pendientes y decida cuáles son importantes y cuáles no. Enfoca tu día en la tarea más importante: la que ABSOLUTAMENTE debe realizarse. Pase el resto de su tiempo en lo que es importante. Si hay tiempo después de eso, recompénsate y luego ve a las cosas sin importancia.

¡Usa el práctico “Eisenhower Box” a continuación para ayudar!

Ir sin distracciones

Cualesquiera que sean tus distracciones, hazles difícil distraerlas. Para la mayoría de las personas, estas distracciones son tecnología como Internet y su teléfono celular. Puede hacer que sea más difícil para ellos distraerlo bloqueando sitios web, deteniendo su bandeja de entrada e incluso cerrando su suministro de noticias de Facebook (una de mis aplicaciones / extensiones favoritas TEN).

Limpie su escritorio o lo que sea que esté a su alrededor y deshágase del desorden para asegurarse de que cosas como un slinky no puedan llamar su atención.

Programe sus correos electrónicos

Los correos electrónicos son una gran cantidad de tiempo, básicamente se pierden 30 minutos de cada hora. La investigación también muestra que los trabajadores que son eliminados de sus correos electrónicos muestran niveles de estrés más bajos.

Para ayudarlo a concentrarse en sus tareas (y evitar que tenga un colapso nervioso), programe horarios cada día para revisar los correos electrónicos. La frecuencia depende de tu profesional. (Personalmente, trato de mantenerlo 2 veces al día). No se olvide de desactivar también las notificaciones por correo electrónico.

Incluso puede agregar un “contestador automático” para que las personas que envían correos electrónicos sepan que no está disponible.

Programar la tarea y tomar descansos

Mire su calendario y bloquee el tiempo para enfocarse con láser en su tarea. La cantidad de tiempo depende realmente de usted. Echa un vistazo a la técnica Pomodoro como una forma de adquirir el hábito de bloquear el tiempo para trabajar.

Tomar descansos

NO trabajes demasiado. Si lo hace, utilizará toda su fuerza de voluntad, lo que significa un desastre para su productividad. Tómate descansos de vez en cuando. Estírese, camine un poco, o incluso respire profundamente unas cuantas veces antes de volver a su tarea.

Answer 5

Los 6 hábitos de las personas altamente organizadas.

¿Quién no ha experimentado ese sentimiento de vida fuera de control?

Es estresante y desvía su atención de las cosas importantes que debe hacer y lograr.

La solución es organizarse.

Simple de decir, no siempre es un paseo para hacer que suceda.

Soy un gran creyente en modelar personas exitosas y aspirar a las mejores prácticas en todo lo que hago. Así que le pedí a Nicole Anzia de NeatNik su consejo.

Nicole es una organizadora profesional (¿quién sabía que eso era una cosa?) Y columnista de The Washington Post. Si estás buscando un experto en organización, ella es tu go-to-guru.

Simplificar la información en un marco conciso es un ejemplo perfecto de organización, y eso es lo que me dio Nicole.

El video de arriba lo guiará a través de los 6 hábitos de las personas altamente organizadas.

Los beneficios de estar organizado

¿Qué tiene de bueno conseguir tu # * @% juntos?

Usted estará más enfocado en lo que quiere lograr, podrá priorizar sus tareas y establecer y lograr sus objetivos de manera más eficiente.

Administrarás tu tiempo de manera más efectiva, trabajarás más económicamente y serás más productivo.

Estará menos estresado, logrará más equilibrio en su vida y será más flexible.

E incluso podría tener más energía y entusiasmo una vez que haya logrado liberarse del caos.

¿Suena bien?

Tu marco de acción

Si quieres emular a personas altamente organizadas, sigue estos pasos:

1. Mantenlo simple
2. Desarrollar rutinas
3. Tener un lugar para todo, y poner todo en su lugar.
4. Mantener una lista de tareas actual y detallada
5. No te dejes atascar por el perfeccionismo.
6. Tirar cosas diariamente y purgar rutinariamente.

El bono

Lo sorprendente de estos consejos es que se aplican a cualquier parte de su vida.

Claro, puedes usar estos hábitos para evitar que tu casa se confunda con el sitio de un desastre nuclear, pero tómate un momento para revisar el marco nuevamente.

Esto también podría aplicarse a su programa de estudios, a la forma en que planifica sus objetivos para el próximo año, a la forma en que administra su teléfono o computadora, a la forma en que interactúa con sus amigos y familiares, a su régimen de ejercicio o incluso a la forma en que administra su dieta.

Como dije, puedes aplicar los 6 hábitos de las personas altamente organizadas a cualquier cosa

Si pensaste que esta respuesta era valiosa, por favor dale un voto para que otras personas sepan que vale la pena echarle un vistazo también. Gracias

Answer 6

Pruebe este enfoque de tres pasos:

1. Conseguir un calendario
2. Date un tiempo para pensar
3. Y, marque los hitos del calendario para todas las cosas que piensa hacer en la próxima semana

Comience por dar pequeños pasos al principio, por eso nos hemos centrado aquí en planificar una semana al principio. Una vez que lo logre, eventualmente puede avanzar hacia un plan para todo el mes, trimestre, 6 meses o incluso un año.

Mezcla en un calendario a tu vida.

En ProofHub, usamos el calendario de ProofHub para marcar nuestras actividades importantes. Funciona bastante bien. Los escritores de contenido marcan las fechas para su publicación y las publicaciones que se publicarán, usándolas como su calendario editorial. Los desarrolladores lo utilizan como su programador, estableciendo hitos para cada fase del desarrollo. De manera similar, los evaluadores lo utilizan para planificar sus estrategias de prueba y mantener los informes durante un período de tiempo particular al marcar las fechas importantes en las que deben verificar los resultados de sus pruebas y análisis. Todo va bastante bien aquí.

Y, el calendario de ProofHub no solo se limita a las personas que desean estabilizar su vida laboral. Cualquiera puede usarlo para organizar su día, su semana y su vida de una manera mejor.

Trae todo junto

Otra cosa que debes hacer es juntar todo. Comience por colaborar con todas sus notas importantes, ideas, piezas de contenido y todo lo demás. Hay innumerables cantidades de aplicaciones en línea de las que puede beneficiarse. Ir a la colaboración en línea. Todos hemos pasado por la situación en la que no pudimos encontrar el archivo que buscábamos cuando teníamos prisa. ¿Puedes relacionarte con eso? Pero, ¿habría sido así si utilizara un lugar común para almacenar todas sus cosas importantes? Definitivamente no. Y, esa es la belleza de ello.

En ProofHub no tenemos que hacer malabares con las cosas para resolver qué hay en qué parte de nuestros sistemas. Todo se junta y se puede encontrar en un solo lugar con ProofHub Notes. Simplemente lo amamos, ya que reduce la confusión. Además, también da paso a una mejor colaboración, ya que las notas se pueden compartir fácilmente con los demás cuando sea necesario.

Parece que el sentido común, deberíamos tener las cosas juntas en un lugar si no queremos perder el tiempo buscando uno u otro de vez en cuando. Sin embargo, la mayoría de nosotros no nos damos cuenta y mantenemos nuestras cosas importantes dispersas en múltiples archivos, directorios y aplicaciones en línea solo para descubrir que el que estamos buscando está fuera de lugar. Ponga fin a esta práctica reuniendo todo y verá un aumento de la productividad al instante.

Tener algo para subir cuando tenga prisa.

¿Alguna vez ha pasado por la situación cuando anotó algo en una nota aleatoria mientras estaba en la llamada, y terminó fallando para encontrar esa nota más tarde cuando la necesitaba? Todos hemos pasado por este sentimiento.

Cuando hablamos de una vida laboral organizada, también consideramos todas estas cosas pequeñas. Y, la clave para una vida organizada con éxito radica en cuidar de todas estas pequeñas cosas. Las almohadillas de escritura para anotar estas rápidas piezas de información son cosa del pasado. Además, solo aumentan la confusión, ya que cada vez que tienes que mirar lo que has anotado, primero debes encontrar el bloc de notas. Como vivimos en un mundo donde todo se hace en las computadoras, necesita tener una solución digital para este problema.

Es por eso que tenemos quickies en ProofHub. Estos funcionan como sus notas adhesivas personales, donde puede anotar información rápida y permanecerá allí todo el tiempo que desee. No hay necesidad de apresurarse en todas partes en busca de un lápiz y papel cuando se necesita anotar cosas a toda prisa. Simplemente abre un rapidito y escríbelo. Otra gran cosa acerca de estos datos rápidos que tenemos en ProofHub es que puede crear accesos directos para sus temas importantes, tareas, cuadernos o notas, carpetas y hojas de tiempo. Por lo tanto, de una manera puede tener todo a mano para un acceso rápido cuando sea necesario.

Ten tu espacio personal

Hable sobre cualquiera de los grandes nombres que hay por ahí, y descubrirá que todos ellos se enfocaron en tener su propio espacio personal incluso cuando estaban trabajando para lograr sus sueños. Y, eso es exactamente lo que todos necesitamos. Darnos un poco de espacio para comprender mejor su trabajo y responsabilidades es algo que todos necesitamos.

Mientras estamos en nuestras vidas ocupadas, rara vez tenemos tiempo para sentarnos y mirar las cosas que necesitamos hacer. Pero, en ProofHub también tenemos una solución para eso. En Me-view, tenemos un lugar donde se muestran todas tus próximas tareas, eventos e hitos. Y, esto puede ayudar a planificar y organizar mejor su vida laboral.

Una búsqueda optimizada siempre es útil

Si está manejando las cosas manualmente, entonces es probable que tenga que navegar a través de pilas de archivos para encontrar el que está buscando. ¿Sabía que encontrar un documento perdido le cuesta a una empresa aproximadamente $ 122 en promedio (PricewaterhouseCoopers)? Entonces, puede imaginar el impacto de una mesa de trabajo no organizada en la empresa a largo plazo.

Al mismo tiempo, las estadísticas de OrganizedWorld.com dicen que un empleado promedio pasa cerca de una hora y media de su día buscando cosas. Esto representa cerca de seis semanas al año. Pero si tiene todas las cosas presentes en un solo lugar, más un sistema de búsqueda confiable, entonces puede deshacerse de todo esto.

Y, así es exactamente como se hacen las cosas aquí en ProofHub. La búsqueda avanzada dentro de la herramienta le permite buscar todo, ya sean archivos, documentos, tareas, discusiones y lo que sea. Además, hay filtros útiles que puede utilizar para limitar los resultados de la búsqueda. Así que, en general, mantener su vida laboral organizada se convierte en un pedazo de pastel.

Cuando todas estas cosas se resuelven, las cosas se organizan automáticamente en el trabajo. Si ha estado luchando para encontrar la clave para una vida laboral bien organizada, entonces su búsqueda definitivamente terminará con ProofHub. Prácticamente tiene todo lo que necesita para mantener su vida organizada y continuar siendo más productivo en lo que sea que esté haciendo.

¿Tienes algo más que añadir a esta lista? ¿Tiene su propia historia sobre cómo mejoró su productividad al crear una vida laboral organizada? Nos encantaría escuchar eso. Comparte tus historias, ideas y consejos en la sección de comentarios a continuación.

Answer 7

Tenga en cuenta que la organización tiene varios componentes. Comience con sistemas que funcionen para usted. Trate de mantenerlos simples (menos aquí es a menudo más). Sus sistemas y espacio de organización deben funcionar con la manera en que USTED piensa en las cosas, no en la forma en que usted (u otros) piensan que debería pensar.

Por ejemplo, para muchas personas con TDAH, fuera de la vista está fuera de la mente (razón por la cual a menudo ‘archivamos por pilas’) . Por lo tanto, tener todo su trabajo escondido de manera ordenada puede no satisfacer sus necesidades (pruebe el almacenamiento vertical en soportes de revistas etiquetados u otros sistemas de contención visibles y de bajo mantenimiento). He tenido clientes cuyas habitaciones estaban desordenadas hasta que quitamos las puertas de su armario y las colocamos en estanterías abiertas; los cajones cerrados de la cómoda no funcionaban. No es la solución para todos, pero entiendes lo que quiero decir.

Hay dos principios fundamentales de organización para mí, comenzando con “ Grupo Me gusta con Me gusta” por función (por lo que el libro de primeros auxilios va con suministros médicos, no en el librero). Tener artículos similares viviendo juntos también puede evitar la necesidad de comprar varios (más fácil encontrar lo que necesita).

El segundo concepto es, “ Todo necesita un hogar. “ La casa tiene que ser del tamaño correcto y en la ubicación correcta. Demasiado espacio en un cajón y se llena de probabilidades y termina. Demasiado poco y las cosas no se dejarán de lado. Los bienes inmuebles más importantes (espacio de fácil acceso) deben utilizarse para los artículos que se necesitan con mayor frecuencia. Si usa algo en un área (como leer en la cama), tenga un lugar para mantenerlo cerca (como un estante al lado de la cama). De lo contrario, terminará donde “no pertenece”.

Además, como dice Barbara Hemphill, “ no puedes organizar el desorden. “Así que considera lo que quieres de la vida y deja de lado las cosas que no están apoyando tus necesidades e intereses actuales. Si es algo extra, no pienses en dejarlo ir como una pérdida, ¡sino como una forma de donar y bendecir a alguien más con tus cosas! Incluso las toallas viejas pueden ayudar a un refugio a mantener a los animales cómodos.

Pero tener buenos sistemas es solo la primera parte de la Organización. La gestión del tiempo es la segunda. Si no hace tiempo específicamente para “arreglar”, las cosas seguirán creciendo hasta que se cubra su espacio. Ponga una Tarea-Cita en su calendario para trabajar en un área. Establezca un temporizador para 10 o 15 minutos y vea cuántos artículos puede recoger para descartarlos o volver a colocarlos donde viven. Conviértalo en un juego (¡o al menos juegue música en vivo!).

Muchas personas piensan que “deberían” poder mantenerse organizadas, pero les resulta extremadamente desafiante y agotador. Es una habilidad que no tiene nada que ver con la inteligencia o la creatividad, y que a menudo se puede aprender. Si está realmente estancado, considere invertir en contratar a un organizador profesional para impulsar sus esfuerzos. Visite la Asociación Nacional de Profesionales de Productividad y Organización (NAPO) y también challengedisorganization.org, el Instituto para la Desorganización Desafiante. Vea también FlyLady.net y algunos otros programas en línea para “organizarse”.

También tengo algunos blogs sobre este tema en mi Blog de Productividad y TDAH para Individuos, Solopreneurs y Pequeñas Empresas. ¡Espero que esto ayude!

Answer 8

Ser organizado no es tan importante como solía ser … y se está volviendo menos importante con el tiempo.

Solía ​​ser que las personas que estaban muy organizadas obtuvieron la mayoría de los trabajos importantes. Por supuesto, siempre hubo algunos buenos trabajos del tipo artista y el profesor distraído … pero el requisito previo para la gran mayoría de los trabajos de alta calidad estaba siendo organizado.

Una forma de pensar acerca de estar “organizado” es poder planificar para el futuro. La prueba de malvavisco (gratificación retrasada) fue un gran predictor del éxito pasado.

Pero hoy en día es mucho más fácil obtener lo que desea a pedido. No necesita archivar cosas porque puede buscarlas fácilmente. (¿Recuerda los viejos tiempos de poner correos electrónicos en carpetas?). Hoy puede planificar mucho más cerca del tiempo real … lo que le da a las personas que realmente están organizadas menos ventajas que las que tenían en el pasado.

Por supuesto, organizarse sigue siendo una habilidad valiosa … simplemente no es tan valiosa como solía ser … y es probable que disminuya su valor con el tiempo.

Si tiene una personalidad que lo pone en el camino de la organización, probablemente sea una buena inversión para mejorarlo. Pero si tiene una personalidad donde la organización siempre ha sido un desafío, es probable que no valga la pena invertir su tiempo para mejorar, ya que la falta de habilidad de la organización no es la discapacidad que alguna vez fue.

Answer 9

Hola, me gustaría compartir con ustedes mis consejos sobre cómo ser más organizados, y también sobre cómo cambió mi productividad.

1. poner en orden

Tal vez pienses que no es importante. ¡Pero es un cambio de juego! No te diré más – ¡pruébalo!

2. pista

Debe comenzar a realizar un seguimiento de sus 24 horas para saber cuánto tiempo dedica a diferentes actividades. Es un buen hábito anotar todo lo que hace para tener la perspectiva de todo el día y cómo lo gastó. Gracias a un teléfono inteligente, hay algunas aplicaciones para hacerlo menos formal. Trate de usar SaveMyTime, es simple y no pierde el tiempo para seguir rastreando.

3. Plan

Cuando tenga un gran gráfico circular sobre cómo pasó su último día, planificará mucho mejor su próximo día. Encuentra cosas que necesitas reducir.

4. Hacer todo el día anterior.

Prepárate para el día siguiente. Decida lo que quiere usar al día siguiente, planche. Piensa en lo que te gustaría desayunar. ¡Te encontrarás mucho más preparado para el gran día!

5. Acuérdate de relajarte.

No sabrás si estás más organizado si no tuvieras tiempo para ti mismo. Estar organizado significa que tienes más tiempo para hacer otras cosas. Así que, hazlos!

Answer 10

Mejore la productividad de su correo electrónico con el procesamiento por lotes

¿Qué es el procesamiento por lotes? Básicamente, en lugar de mantener su correo electrónico abierto todo el día y revisarlo y procesarlo constantemente, cambie a un sistema donde revise el correo electrónico una o dos veces al día.

Por ejemplo, abra y revise su correo electrónico 2 veces al día: a las 8AM y 4PM.

Cómo procesar por lotes su correo electrónico.

1. Mire las comunicaciones más importantes que recibe por correo electrónico. ¿Necesitan ser respondidos inmediatamente? En su mayor parte, no. Pero, para aquellos que lo hacen, haga una lista de esos contactos. Debe informar a esas personas que solo está procesando su correo electrónico en un horario establecido. Si necesitan comunicarse con usted, bríndeles un método alternativo de comunicación en tiempo real en el que solo se comunique con personas importantes (para usted) (es decir, SMS, Slack, Equipos).
2. Averigüe cómo enviar un correo electrónico sin abrir su cliente de correo electrónico. Por ejemplo, con Gmail puede instalar esta extensión: le permite abrir una ventana de redacción sin ver su bandeja de entrada.
3. Establezca su horario de correo electrónico: póngalo en su calendario como una cita diaria. Solo revise los correos electrónicos durante esos periodos.
4. Desactive todas las notificaciones de correo electrónico, desde su escritorio y dispositivo móvil.
5. Cuando procesa su bandeja de entrada, necesita manejar cada correo electrónico. Yo uso una metodología GTD:

1. ¿Puedes contestar el email en 2 minutos o menos? Si es así, contéstalo y archívalo.
2. ¿Puedes delegar el correo electrónico? Si es así, reenvíalo y archívalo.
3. De lo contrario, agregue el correo electrónico a su EXTERNO para hacer la lista. No utilice Gmail o correo electrónico para administrar su lista de tareas pendientes. Todoist es un ejemplo de un administrador de listas de tareas pendientes que le permite reenviar correos electrónicos.

Considere el uso de DNDEmail (que he creado). En realidad, se detiene su correo electrónico de acuerdo a su horario. Los nuevos correos electrónicos se guardan FUERA de su bandeja de entrada, lo que mantiene su bandeja de entrada limpia y usted se enfoca en su lista de tareas. Los correos electrónicos solo se envían a su bandeja de entrada en su horario.

Answer 11

1. Use un calendario y agregue cualquier programa, evento, fecha límite, reunión que tendrá.
2. Arregla tu casa o tu oficina.
3. Use recipientes pequeños y grandes y etiquételos.
4. Reserve tiempo para las cosas que le gustan o quiere hacer todos los días, por ejemplo, las redes sociales, y apéguese a estos tiempos. Digamos que todos los días haces tu meida social entre las 7:30 y las 8:00 am.
5. Usa aplicaciones de organización.
6. Tenga algún tipo de plan o programa de cómo va su día.
7. Crea costumbres / hábitos / rutinas y apégate a ellas.
8. Evita hacer cosas en el último minuto.
9. Cree una lista de las cosas que desea hacer el siguiente día, semana, mes.
10. Configurar recordatorios.
11. No te estreses. Mira un problema y busca una solución de inmediato.
12. No pierdas tiempo en cosas que no puedes arreglar. Déjalo ir.
13. Piensa antes de actuar. Piense primero cuál es la forma más efectiva y eficiente de hacer algo antes de comenzar a hacerlo.
14. Tener un lugar designado para todo lo que te rodea. Por ejemplo, cuando lava los platos, no solo tire todo en el cajón, el gabinete. Organízalos, apila los platos.
15. Tenga su escritorio limpio y ordenado en su oficina o en casa.
16. Guarda tus teléfonos inteligentes o celulares. Son una gran distracción.
17. Dígale a sus amigos / familiares a lo largo del día, que no puede hablar / enviar mensajes de texto / tomar fotos a menos que sea una emergencia. Habla con ellos cuando vayas al trabajo.
18. No hagas muchas cosas al mismo tiempo. Si ve televisión mientras hace su tarea o un proyecto de trabajo, cometerá errores. Será desordenado y lleno de errores.
19. No dejes que otros te distraigan. Acostúmbralos a eso cuando trabajas, no te gusta que te molesten e interrumpan.
20. Ten una iluminación adecuada a tu alrededor.
21. Tira la basura, no la dejes allí por mucho tiempo. Huele y es una visión fea.
22. No guardes cosas que no usas. No seas un acaparador.
23. Siempre arregla tu cama. Más bien, despiértate antes, pero asegúrate de tener tiempo para hacerlo.
24. Al final del día, asegúrate de no dejar solo cosas. Asegúrate de ir a la cama con todo lo organizado a tu alrededor.
25. Vestido limpio y ordenado. Siempre peine su cabello, use desodorante y deje que su presencia envíe un mensaje a los demás de que usted es una persona limpia y organizada. La limpieza comienza con usted.

fuente de imagen

Gracias por leer y por la A2A.

Answer 12

¿Con qué frecuencia la vida te parece caótica?

Estuve así hace un par de meses:

Parece gracioso ahora, pero odiaba los lunes y me preparaba para las reuniones y estaba al tanto de todo.

Si eres como yo, corriendo, fundando o adquiriendo múltiples negocios, a veces puede parecer bastante caótico.

Algunos de nosotros estamos energizados por el caos. Otros de nosotros somos totalmente desechados por el caos. Para las personas que quieren mantenerse al día, es importante dar sentido al caos para tener verdadero éxito.

Aunque algún caos inevitablemente se arrastrará en cualquier día, hay ciertos trucos y trucos que pueden mantenerlo organizado sin importar qué. ¿Cómo lo hice?

¿El secreto para mantenerse en el camino?

Seleccione algunas cosas que necesita hacer para el día. Tal vez sea una tarea única: un artículo, un plan de marketing, un paso en una nueva contratación, etc., que debe realizar.

Una cosa importante es la tecnología. Batman tiene a Robin, ¿por qué la tecnología no puede ser nuestro Robin? Elijo una herramienta llamada ClickUp | Plataforma de productividad Me ha hecho productivo y organizado. Soy una madre ama de casa y dueña de un negocio, por lo que la claridad y el orden son lo que necesito para garantizar que haga el mejor trabajo posible para mi familia y mis clientes.

Revisa tu actitud.

Por último, deja de golpearte a ti mismo! Bajando duro contigo mismo no hace nada excepto hacerte miserable. Mañana es otro día. Celebra todos los logros, no importa cuán pequeños sean.

PD: No olvides encontrar a tu Robin para ayudarte 🙂

Answer 13

Así es cómo organizarse y hacer las cosas:

1) Identifique lo que necesita o quiere hacer, es decir, su proyecto;

2) Establezca sus metas y objetivos para (1);

3) Con el final en mente, incorporando (1) y (2), cree una línea de tiempo, elaborando su punto de inicio, punto final y la ruta de desarrollo de los puntos de transición intermedios;

4) Convierta todas sus metas y objetivos en (2) en tareas específicas, priorizadas y ejecutables que debe realizar diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestral e incluso anualmente, en conjunto con (3);

¡Esta iniciativa forma la base de tu plan de juego sistemático!

5) En sintonía con (4), identifique las tareas específicas que debe realizar en cada punto de transición hasta el punto final;

6) Establezca métricas para medir su progreso o logros importantes;

7) Asigne y asigne la responsabilidad personal, ya que algunas tareas deben ser compartidas, por ejemplo, con miembros del equipo, si corresponde;

8) Identifique y marque los recursos necesarios para realizar todo el trabajo;

[Me gusta llamarlos 7 M’s: Dinero; Metodos Hombres; Maquinas Materiales; Métrica; y Mojo!]

9) Programar un calendario para completar cada tarea predefinida;

10) Resalte los problemas o desafíos potenciales que pueden surgir a lo largo de la Carretera de la Vida, a medida que lleva a cabo su proyecto;

11) Haga una lluvia de ideas sobre una serie de posibles estrategias para enfrentar (10); Este es tu plan de contingencia.

12) Instituya alguna forma de sistema, como un gráfico de Pert visual, para rastrear, controlar y monitorear su trayectoria de avance, como se establece en su plan de juego sistemático, junto con todos los elementos críticos de (5) a (9);

13) Haga un seguimiento masivo y siga consistentemente su plan de juego sistemático;

14) Poner en tu sudor equidad de esfuerzo intenso y ejecución enfocada;

15) Manténgase enfocado en sus objetivos estratégicos, pero sea flexible en su ejecución táctica;

Answer 14

Solía ​​ser una persona muy desorganizada hasta que comencé mi primer trabajo real. Me gustaría comprar carpetas o esas carpetas de bolsillo, etiquetarlas según la forma en que te gustaría dividirlas. Luego, una vez que obtenga nuevos papeles al instante, organícelos. Debes tener el objetivo de mantener tus mesas o escritorio lo más ordenados posible. Se trata de cambiar los hábitos en mejores hábitos. Tomará algunas semanas y luego descubrirá que querrá mantenerse organizado.

Otros hábitos que ayudan con la organización:

• Póngase en un horario adecuado para dormir que lo obligue a levantarse temprano y acostarse temprano. Debería levantarse con el sol y prepararse para ir a la cama cuando está oscuro. En realidad hace maravillas.
• Consigue un planificador o un calendario. Escribe las cosas antes de que olvides.
• Aprenda a salir antes para sus citas. El tiempo extra también te permite relajarte más.
• Si no te gusta escribir cosas, aprende a maximizar tu productividad con tus productos de tecnología como iPhones y iPads con recordatorios. Me olvido de las cosas fácilmente. Odio llevar cuadernos a todas partes, así que tengo recordatorios en mi teléfono.
• Establecer un horario para sus tareas. Todos lo odiamos cuando nuestras madres se apegaron al horario de tareas, pero aumenta su productividad. Hago el mío los fines de semana por la mañana para sacarlos del camino lo antes posible.
• Lave los platos tan pronto como haya terminado de comer. Es la forma más rápida de hacerlo porque la comida no ha tenido tiempo de pegarse a los platos o ollas.
• Divide tu tiempo. Todo el mundo está realmente interesado en la multitarea, pero no soy un multitarea. Cuando hago algo, eso es todo lo que hago hasta que termino. Entonces paso a la siguiente cosa. No trato de hacer dos cosas a la vez. Puede parecer que estoy diciendo que programes cada hora de vigilia, pero de una manera que deberías. Eventualmente, no tendrá que ser tan estricto con su tiempo, pero al principio es vital porque, como he dicho, se trata de cambiar hábitos.

Answer 15

Aquí hay una lista de las mejores aplicaciones que GetApp ha incluido en su directorio de aplicaciones de negocios para mantenerse organizado. Es posible que ya conozcas algunos de ellos, pero a veces es bueno que se te recuerde que hay aplicaciones realmente geniales en el mercado:

1. Evernote
2. SpringPad
3. Diigo
4. Microsoft OneNote
5. Cuaderno Zoho
6. Simplenote
7. Tomboy

Estas aplicaciones son principalmente excelentes para crear listas de tareas pendientes, realizar un seguimiento de las citas. Disfruta de tu nueva vida organizada 😉

Answer 16

Es una persona rara entre nosotros que no siente la necesidad de organizarse más. Me considero bastante organizado, por ejemplo, pero hay veces en que me relajo un poco mis reglas de organización y siempre hay espacio para mejorar.

¡Simplifica, simplifica, simplifica !

Mantenga una lista de tareas pendientes que se sincronice con su teléfono móvil (para que pueda agregar cosas cuando lo recuerde). Y asegúrese de que cada artículo tenga una fecha de vencimiento.

Lo que he encontrado que me ayudó es ClickUp | Plataforma de productividad. Esto es algo que estoy enganchado. Estas herramientas me ayudan a mantenerme productivo y organizado personal y profesionalmente. Puedo dividir vistas, tareas, asignaciones y tienen una característica interesante. Aprendizaje automático que me ayuda a predecir cuándo se realizará la tarea.

Tú controlas tu vida . Independientemente de la electrónica o el papel que utilices, haz que funcionen para ti, no al revés.

Answer 17

Manténgase alejado de los plazos. Ellos están ahí por una razón.

Cuando digas algo como “Lo tendrás hasta la próxima semana”. Asegúrate de hacer esto hasta la próxima semana. La gente lo apreciará. No digas esas cosas simplemente para decir algo. Es molesto y no es honesto.

Calcule el tiempo que podría necesitar para una tarea próxima. Verifica luego lo cerca que lo tienes. Ajuste sus próximas estimaciones. Siempre incluya algún tiempo para la seguridad, dependiendo de lo compleja que sea la tarea y de lo bien que sepa cómo hacerlo.

Llegue antes de 10-15 minutos antes. Varias ventajas aquí: cuando algo sucede, todavía no llegarás tarde. Tienes tiempo para adaptarte a la situación a la que te diriges. Su viaje a la ubicación pasa más relajado.

Escriba una lista de tareas pendientes para las cosas que no están incluidas en algún tipo de rutina, pero deben hacerse.

Necesitas tiempo para ti mismo. Encuentre una rutina que le dé un período de tiempo en el que pueda reflejar las próximas tareas.

Las tareas siempre interactúan entre sí. Averigua cómo lo hacen y aprovecha estas interacciones. Puede ser: el mismo lugar, la misma gente, el mismo contexto o también las diferencias.

Deshazte de las pilas de papel y cosas en tu escritorio, piso, esquinas, etc. ¿Por qué están allí? Probablemente no los has tocado durante semanas, al menos días. Te distraen al menos inconscientemente.

Usa un calendario. Por uso, quiero decir: tener una idea de lo que está por venir en escalas de tiempo cortas, a medio y largo plazo. Repensar varias acciones que corresponden a estas cosas. Ajustar cuando sea necesario.

Si a menudo se siente sobre apretar demasiado, diga no. Si esto sucede con frecuencia, este es un indicio para ti de que necesitas más tiempo para ti. Este factor puede limitar su flexibilidad.

No pierda tiempo escribiendo mensajes cortos o correos electrónicos que contengan más que información objetiva breve. Hable con la gente en el otro extremo en su lugar. Esto conduce a efectos de sinergia fríos y es más efectivo.

Establecer activadores: cuando termine esto, haré eso. Quédate con ellos. Pero ajústelos también.

Trate de cambiar solo fechas y horas que no involucren a las personas. Prefieren ajustar lo que dijiste en primer lugar. Podrían haber planeado otras cosas alrededor.

Déjalo ir a veces. ¿Ves el sol afuera? ¿Recibiste una llamada de tu amigo para hacer algo genial? Ser capaz de dejar las cosas como son. Recuperar más tarde si es necesario. Pero no olvides cuando “más tarde” es en realidad.

Rompe las reglas arriba a veces, cuando algo no se siente bien. Cuando los rompes a menudo, esto también debería sentirse mal.

Piense un paso adelante y luego intente adivinar el siguiente.

Answer 18

Usa Streak CRM en tu bandeja de entrada . Es gratis y la función de repetición sola en racha puede ser la mejor manera en el planeta para mantenerse organizado y recordar las tareas. Si lo usas correctamente, literalmente no tienes que pensar en nada de lo que enviaste y cuándo seguirlo, volverá a aparecer en tu bandeja de entrada si alguien responde y te hará la vida un millón de veces mejor.

Bloque de tiempo tu día. Las personas que no bloquean su día generalmente están desorganizadas porque están tratando de averiguar qué hacer a continuación. No puedo soportarlo cuando la gente dice que no hay suficientes horas en un día, lo más probable es que usted simplemente apeste en administrar su tiempo. La clave aquí se ajusta a su programación: si un bloqueo de tiempo semanal no funciona, simplemente muévalo y mejore el proceso.

Empieza a trabajar 1 hora antes. Levántese temprano y comience a hacer su trabajo antes de llegar a sus tareas del día. Lo más probable es que pueda realizar el 70% de sus tareas si simplemente se sienta sin distracciones y termina su trabajo o realiza un seguimiento de los elementos antes de comenzar su jornada laboral.

Use los filtros de gmail: sí, ponga su bandeja de entrada en 0. La gente, especialmente la gente en las empresas de inicio, cree que es genial presumir de tener más de 5000 correos electrónicos. Esta es probablemente la cosa más tonta que he escuchado y es súper molesta si la gente apesta responder a los correos electrónicos. Si Brad Feld puede responder a todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas, usted también puede hacerlo. Configure filtros de gmail, etiquetas y cree un proceso para organizar su correo electrónico para reducir el estrés.

Answer 19

La mejor manera de mantenerse organizado es devolver las cosas de inmediato al lugar designado.

¿Esto sucederá siempre? No.

Buena regla general: si demora 2 minutos o menos en guardarse, hágalo ahora.

Está bien si dejas que las cosas se pongan fuera de orden aquí y allá. No te castigues por eso. La belleza de tener sistemas en su lugar es que, incluso cuando ocurren esos tiempos caóticos y ocupados, puede volver a tener un espacio ordenado de manera rápida y eficiente porque ya hay espacios designados para cada elemento.

Otro hábito para formar es tener momentos de “actualización”.

Tengo rutinas diarias para mantener mi casa en orden y sana. Usted determina con qué frecuencia necesita momentos de “actualización” en su espacio y estilo de vida. Podría ser diario, día por medio, semanal, etc.

Personalmente ordeno mi hogar cada noche después de que mis hijos se vayan a la cama para que cada día sea un nuevo comienzo y proporcione un ambiente de calma y relajación.

Todos son diferentes. Así que emprende un viaje para descubrir qué es lo que funciona para ti y apégate a él.

Y cuando pasas por los momentos de “No tengo ganas”, eso está bien. Solo tiene que saber y decidir que cuanto más tiempo lo posponga, la tarea más grande será cuando lo desee.

Me voy a la cama algunas noches y no lo hago. La mañana siguiente no funciona tan bien, pero eso está bien porque me recuerda lo importante que es para mi familia tener esa sesión de Tidy Up. Es un pequeño sacrificio para obtener mejores resultados y beneficios.

Answer 20

Carpetas, archivadores, estantes, cajones y, básicamente, en cualquier lugar donde pueda tener un área designada para colocar cosas.

Abordar el tema de ser más organizado en un nivel más individualizado.

No mire lo que necesita para reorganizar TODO lo que se ve en las partes individuales.

Digamos, por ejemplo, que tienes una habitación sucia:

No creas que necesitas reorganizar toda la habitación.

Piensa “Necesito reorganizar …”:

1. Mi cama. Entonces
2. Mi escritorio. Entonces
3. Mis estantes. Entonces
4. Mi lavabo Entonces
5. Mis cajones. Entonces
6. Mi armario. Entonces

Creo que entiendes el punto aquí.

No continúe con la siguiente parte hasta que haya terminado la anterior.

¡Espero que esto ayude!