Hace un tiempo me escribí un correo electrónico con mis propias reglas personales sobre cómo ser productivo. Destila todas las lecciones que he aprendido a lo largo de los años sobre productividad y trabajo más inteligente. Ese correo electrónico sirve como un recordatorio constante cuando me siento improductivo o las cosas no están funcionando como deberían.
Aquí están mis 10 mandamientos sobre cómo ser productivo para que pueda comenzar a trabajar de forma más inteligente en lugar de más difícil:
# 1 Enfoque en sistemas en lugar de metas
Se nos enseña desde una edad temprana para alcanzar objetivos: obtener buenas calificaciones, estar en el equipo de inicio de un deporte, obtener un ascenso en su trabajo. Trabaja tan duro como puedas y, con suerte, lograrás tu objetivo.
Sin embargo, la mayoría de los objetivos están fuera de nuestro control. Tenemos un control limitado para alcanzarlo. No controlamos el futuro, las acciones de otras personas, la economía o el medio ambiente, entre muchas otras variables. Y esa es exactamente la razón por la que nuestro enfoque debe estar en los sistemas en lugar de los objetivos. En un sistema, te concentras en todas las partes que controlas.
“Sistema” es una palabra elegante para “proceso repetible”. Obtener 500 suscriptores en tu blog es un objetivo, escribir 500 palabras al día es un proceso repetible. Correr una maratón es una meta, correr 4 días a la semana durante 30 minutos es un proceso repetible. Perder diez libras es un objetivo, mejorar su dieta para comer más saludable cada comida es un sistema.
Recompensa el esfuerzo en lugar del logro: pequeñas ganancias compuestas con el tiempo. Y eso nos lleva a la belleza del efecto compuesto …
# 2 Aprovecha el efecto compuesto
“El interés compuesto es la octava maravilla del mundo. El que lo entiende, se lo gana … el que no lo hace … lo paga “. – Albert Einstein
El interés compuesto es un concepto de finanzas y economía, que se refiere a la adición de interés al depósito inicial principal. Es interés en interés. Suponiendo una tasa de crecimiento del 10% y un depósito inicial de $ 100, obtendrá $ 110 en el primer mes, $ 121 en el segundo y ~ $ 133 en el tercero. Sus ganancias siguen creciendo en la parte superior: $ 10 para el primer mes, $ 11 en el segundo y $ 13 en el tercero.
Pero hay muchas aplicaciones al efecto compuesto que solo las finanzas. Afecta a casi todas las áreas de tu vida. Cuando se enfoca en desarrollar sistemas y trabaja todos los días, su trabajo se va acumulando con el tiempo, desarrollando un crecimiento exponencial.
Tomemos el conocimiento como ejemplo. Si lees un par de páginas por día, comenzarás a hacer conexiones entre los libros y sus lecciones.
“Lee 500 páginas como esta todos los días. Así es como funciona el conocimiento. Se acumula, como el interés compuesto “. – Warren Buffett
Si publicas un par de publicaciones por semana, pronto tendrás un catálogo completo de artículos que tus lectores podrán disfrutar, abriendo más formas de encontrarte o pasando más tiempo en tu sitio web.
Si automatiza una tarea por semana en su trabajo, libera tiempo para concentrarse en actividades más importantes que generan resultados. Y a medida que optimiza las tareas, se vuelve mejor y más rápido al hacerlo, ya que puede utilizar sus conocimientos y soluciones anteriores para nuevos problemas.
Cuantas más ventajas cree, más ventajas tendrán sus próximas ventajas. Un aumento del 1% por día aumenta a casi 38 veces en un año .
# 3 salida de seguimiento y medida, no entrada
La tercera regla de oro de cómo ser productivo es centrarse en la salida, en lugar de la entrada. En la regla # 1, consideré que los sistemas son la mejor manera de progresar, ya que recompensan el esfuerzo y controlamos todas las variables. Sin embargo, necesitamos tener un sentido de la dirección en esos esfuerzos, para saber lo que estamos tratando de lograr.
Escribir diariamente sin objetivo es solo práctica. Si desea lograr algo, debe comprometerse con un cierto objetivo, como publicar una publicación en su blog semanalmente. Al final del día, un sistema es una forma de controlar cómo lograr una salida.
Piense en la salida como su “producto terminado” y cómo se relaciona con su sistema. Escribir todos los días es un sistema, los artículos / libros son la salida.
Tenga en cuenta que la salida difiere de los objetivos ya que controlamos todas las variables. Un objetivo para tu blog podría ser conseguir 500 suscriptores en un mes, pero realmente no controlas quiénes se registran. Solo controlas el flujo de nuevas publicaciones, por ejemplo.
Conseguir un ascenso es un objetivo. Tú no controlas a tu jefe. Sin embargo, puede ser tan bueno que no pueden ignorarlo: su objetivo puede ser entregar diez proyectos en los próximos tres meses. Ahora controlas todas las variables.
Conocer la diferencia entre resultados y metas es clave para establecer objetivos realistas y alcanzables. A cambio, lograrás la mayoría de tus objetivos sin siquiera intentarlo.
Pero saber cómo trabajar no es suficiente para ser más productivo, necesita saber en qué enfocar su energía. Lo que nos lleva a …
# 4 en vivo por la regla 80/20
El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, es uno de los modelos mentales a los que sigo refiriéndome casi a diario en mi vida. Dice: “El 80% de la salida o los resultados provendrán del 20% de la entrada o acción”. Las pequeñas cosas son las que representan la mayoría de los resultados.
Use la regla 80/20 para cuestionarse constantemente si su enfoque, tiempo o dinero está en las cosas que generan la mayoría de los resultados:
- ¿Te estás centrando en las tareas que producen el mayor rendimiento?
- ¿Pasa el tiempo en todos sus clientes por igual o está reservando la mayor parte para los mejores clientes que le traen la mayoría de los ingresos?
- ¿La mayoría de tus distracciones provienen de un par de fuentes? Tal vez su teléfono o las redes sociales?
Una vez que descubras qué es exactamente lo que funciona, debes doblar. Por ejemplo:
La mayoría de los suscriptores de mi comunidad de hackers de productividad provienen de un par de fuentes (de más de 20 canales que he probado). Aplicando la regla 80/20, puedo dedicar todo mi tiempo a obtener más suscriptores de esos canales.
En caso de duda, utilice la regla 80/20. Le ayuda a obtener claridad sobre lo que es verdaderamente importante y descubrir nuevos hallazgos. Aquí hay uno: el 80% de su trabajo se realiza en el 20% de su tiempo. Para la mayoría de las personas, ese momento es inmediatamente después de despertarse. Necesita aprovechar las primeras horas de su día.
Mañana n. ° 5 para trabajos profundos.
Nuestra memoria de trabajo, estado de alerta y concentración mejoran gradualmente un par de horas después de levantarse, alcanzando un máximo a media mañana. Este es el período de máxima productividad natural de nuestro cerebro.
Aproveche este estado programando su trabajo más importante para este período. Concéntrese en realizar Deep Work, lo que significa que podrá trabajar sin distracciones durante un largo período de tiempo.
Puede utilizar la técnica Pomodoro para entrar en el estado de flujo: trabaje durante 25 minutos en una sola tarea y luego tome un breve descanso de 5 minutos. Asegúrate de hacer al menos 3 o 4 cuadras cada mañana. Una vez que haya dominado los 25 minutos de enfoque total, puede hacer “pomodoros dobles”, trabajar durante 50 minutos seguidos y luego tomar un descanso de diez minutos.
Normalmente comienzo mis mañanas escribiendo 2–3 “doble pomodoros” (está sucediendo ahora mismo) y normalmente termino con una nueva publicación al final. Algunos de ellos los publico, otros los guardo para editarlos más tarde, y otros no son tan buenos y sirven como práctica (recuerde: ¡enfóquese en el sistema !).
Si adquiere el hábito de realizar Trabajo Profundo por la mañana, incluso durante solo media hora, su trabajo se agravará rápidamente con el tiempo. Al principio, puede ser difícil mantener la concentración durante 25 minutos, pero estás entrenando tu músculo de atención de manera efectiva. En el mundo distraído de hoy, esa es una habilidad crucial para tener. Lo que nos lleva a …
# 6 Eliminar Distracciones
Estar distraído es, obviamente, lo opuesto a describir cómo ser productivo. Al agregar espacios en blanco a tu vida, eliminas las distracciones que se interponen en tu camino y mueves el enfoque hacia el trabajo y lo que quieres hacer. Al cultivar la necesidad de menos terminas logrando más. Como dice el dicho: “Pulgada por pulgada, es tan fácil. Yarda por yarda, es muy difícil “.
Las distracciones se pueden dividir en tres grupos principales: físicas (es decir, posesiones), intangibles (es decir, tecnología) y personas. Toma una pluma y papel y enumera las distracciones en tu vida para cada una de estas tres áreas.
Las distracciones físicas van desde el desorden en su escritorio o tener demasiada ropa, lo que dificulta la elección de un atuendo en la mañana. Si pasas demasiado tiempo mirando televisión, la televisión en sí es una distracción.
Las distracciones intangibles son notificaciones de su teléfono o sesiones de navegación web aleatorias sin un fin en mente. Pero también pueden ser aplicaciones complicadas y sistemas que toman más tiempo para administrar que para hacer el trabajo real.
Y, finalmente, las personas pueden ser el molesto compañero de trabajo que te interrumpe por “solo cinco minutos de tu tiempo”, o ese amigo que siempre das más de lo que recibes. Comuníquese según sus términos por defecto a la comunicación asíncrona, como texto y correo electrónico. Tómalo de Elon Musk: “Me encanta el correo electrónico. Siempre que sea posible intento comunicarme de forma asíncrona. Soy muy bueno en el correo electrónico “.
Básicamente, cualquier cosa que interrumpa su trabajo cuando está en el estado de Trabajo Profundo y / o no contribuye a la vida que desea construir se clasifica como una distracción. Minimice las distracciones en su vida diaria para progresar en un trabajo significativo. No hay nada más molesto que “estar en un rollo” solo para distraerse con una notificación de Facebook.
El paso 1 comienza siendo consciente de tus distracciones. Una vez que lo hayas clavado, pasa a eliminarlos. Salga de estos malos hábitos agregando fricción.
El primer paso de la gestión efectiva del tiempo es eliminar antes de optimizar. Simplifica tu vida. Cuanto más elimines, más tiempo tendrás para cosas importantes.
Y para las cosas que no puedes eliminar, puedes intentar automatizarlas.
# 7 automatizar tareas repetitivas
Los teléfonos inteligentes de hoy son millones de veces más potentes que toda la computación combinada de la NASA en 1969 cuando pusimos a un hombre en la luna. La tecnología ha evolucionado extremadamente rápido en las últimas décadas.
¿Cómo ser más productivos utilizando la tecnología? Utilízalo para automatizar tareas repetitivas. Comience enumerando todas las tareas que tiene que hacer cada semana y encuentre formas de automatizarlas, ya sea utilizando aplicaciones o creando su propio sistema. No importa lo que hagas, siempre tendrás tareas recurrentes.
¿Una común en muchas industrias? Email. Según un estudio de la Universidad de Carleton, el trabajador del conocimiento “típico” gasta un tercio de su correo electrónico de procesamiento de la semana laboral. Construí un sistema GTD Gmail que redujo el tiempo que pasé tratando con el correo electrónico a unos pocos minutos al día. Puede usar otros trucos productivos, como el uso de respuestas enlatadas para las respuestas que sigue escribiendo una y otra vez (y otros trucos de Gmail).
Si usa mucho las hojas de cálculo, Zapier es una buena herramienta para usar. Cuenta con miles de automatizaciones que conectan más de mil aplicaciones.
Incluso las pequeñas automatizaciones marcan la diferencia: cree plantillas que puede reutilizar para notas de reuniones, revisiones individuales y presentaciones de presentaciones. Más automatización significa más tiempo para centrarse en el trabajo creativo y productivo.
# 8 ser impulsado por datos
Soy un gran defensor de que siempre debe tomar decisiones basadas en datos. Si no lo hace, usted elige seguir su opinión sin datos que lo respalden. Jim Barksdale, el ex CEO de Netscape, lo dijo mejor:
“Si tenemos datos, veamos los datos. Si todo lo que tenemos son nuestras opiniones, vamos con la mía “.
Y ser impulsado por los datos no es solo para las compañías de tecnología que cambian a una nueva prueba de aterrizaje basada en los resultados de la prueba AB. Podemos AB probar nuestra propia vida y descubrir los resultados y luego ajustarlos de acuerdo con esto.
Comienza cuestionando todo: ¿pienso de esta manera porque es mi opinión / otras personas lo dicen / es cómo funciona el mundo o porque lo he probado?
En el número 5, recomendé reservar mañanas para realizar un Trabajo Profundo. La verdad es que este es el momento pico para la mayoría de las personas. Pero la palabra clave aquí es más. ¿Qué pasa si eres un ave nocturna y haces más en el silencio de la noche? ¿O encuentra que sus niveles de energía están por las nubes inmediatamente después del almuerzo? La única forma de averiguarlo es probar el supuesto.
Pero, ¿cómo se prueba? Necesitas pensar como un científico y seguir los pasos de la investigación científica:
- Comience con el objetivo final de su experimento: encuentre su tiempo de máxima productividad
- Ahora, usted elabora una hipótesis: mi tiempo de productividad máxima es de 9 a 11 a.m. Su hipótesis debe ser comprobable y falsificable. En otras palabras, debe haber una manera de probar su hipótesis y puede ser admitida o rechazada según el examen de datos.
- Diseñe el experimento: para encontrar su hora pico, puede ingresar datos en una hoja de cálculo sobre cómo cree que su nivel de energía es de 1 a 10 cada hora del día durante dos semanas
- Ahora ejecuta el experimento y recoge datos.
- Finalmente, analice los datos y saque conclusiones: mire la hoja de cálculo y calcule los resultados. Al final, debe confiar en las horas del día en que es más productivo
Aquí hay otros experimentos que puede realizar en su vida personal y ver cómo afecta su productividad: beber / no tomar cafeína, la cantidad de horas que duerme, hacer ejercicio durante el día y la cantidad de horas trabajadas.
Prueba, prueba, prueba y encuentra lo que funciona específicamente para ti. El crecimiento viene del trabajo duro y un poco de suerte. El hipercrecimiento proviene de las pruebas.
# 9 Delegar lo No Esencial
Nadie es el mejor en todo. Al centrarse en lo que hace mejor y delegar el resto, optimiza su productividad. Delegue todo aquello en lo que no sea de clase mundial o que alguien pueda mejorar en una fracción de tiempo o costo.
A menos que tenga que desarrollar una nueva habilidad, siempre es mejor encontrar a alguien que ya tenga experiencia en algo para completar esa tarea. Por ejemplo:
No soy muy bueno en diseño y me llevaría horas para llegar a un nivel aceptable. Una idea mucho mejor es encontrar a alguien que tenga experiencia en diseño y dejarlo en manos de ellos. En mi negocio, mantengo las actividades en las que soy excelente: escritura, crecimiento, análisis de datos, y externalizo el resto.
Para delegar eficientemente, asegúrese de elegir a la persona adecuada para el trabajo y que tengan todas las habilidades necesarias y sean capaces de hacer el trabajo. Sea muy específico sobre el producto terminado (la salida) y brinde instrucciones claras paso a paso sobre cómo completar la tarea.
Esto también es cierto en su vida personal: invierta en cambiar su dinero por el tiempo cuando el tiempo que le lleva completar una tarea es más costoso que pagarle a alguien. Esto puede significar limpiar su casa, planchar su ropa o incluso conducir / transportar. Trabaje para desarrollar las habilidades que valora, como cocinar o aprender a codificar, y busque ayuda para el resto.
Enfócate en hacer lo que mueve la aguja. Delegar el resto.
# 10 La lucha es el proceso.
Algunos días son geniales, algunos días son buenos y luego hay días en que todo es horrible y solo quieres ir a casa y recostarte mirando al techo y preguntándote qué te pasa a ti y a tu vida. Todos hemos estado allí.
El primer consejo profesional: cuando estás atrás, vete a casa temprano. Tómese un tiempo para descansar y volver energizado al día siguiente. A veces nuestro cerebro resuelve los problemas por nosotros mismos.
Y abrazar la lucha: este es el espacio donde vienen los avances. Si se enfoca en los sistemas, según la regla n. ° 1, progresará a largo plazo. En “La guerra del arte”, Steven Pressfield comparte una pequeña pepita:
“Alguien le preguntó una vez a Somerset Maugham si escribía en un horario o solo cuando se sentía sorprendido. “Escribo solo cuando la inspiración me golpea”, respondió. “Afortunadamente, ataca todas las mañanas a las nueve en punto”.
Y cuando finalmente encuentras algo que funciona, es un momento mágico. Pero nadie va a aplaudir. Así que debes hacerlo por ti mismo. Aprenda a disfrutar de las pequeñas victorias, ya sea con 100 nuevos suscriptores, terminando un pequeño proyecto o teniendo un día realmente productivo. Las recompensas son geniales, pero el viaje también puede ser increíble.
La lucha es lo que te hace avanzar.
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